Om kommunikasjon via e-post

Generelt om skriving og sending av epost:

Tenk nøye gjennom hva du skriver, før du sender. Inneholder det du skrev noe som kan virke støtende eller fornærmende på mottaker? Er argumentasjonen din solid og saklig? Er spørsmålene dine utvetydige?
Ikke skriv i STORE BOKSTAVER, dette er det samme som å rope. Pass ellers også på hvordan din uttrykksform kommer igjennom i skriflig form, spesielt om du har sterke følelser for et tema.
Ikke send informasjon til gruppe med mennesker, medmindre informasjonen er relevant for hele gruppen. Begrens antall mottakere til de informasjonen er relevant for og etterspurt av. Gruppeutsendinger vil bli oppfattet som spam om dette ikke ettersees.
Kjedebrev eller masseutsendt generisk informasjon skal ikke videresendes. Denne type informasjon oppfattes som spam, og er dessuten i de fleste tilfeller grunnlag for virus-spredning. De fleste informasjonsmailer om virus er som regel av denne type.
Vær særlig forsiktig med videresending av epost sendt til deg personlig. Dersom videresending er nødvendig, les igjennom teksten og fjern privat informasjon og sensitive opplysninger før utsending.
Fatt deg i korthet. Epost er et dynamisk medie, og benyttes til enkel korrespondanse. Derfor er de færreste interresert i å lese lengre avhandlinger og passiarer.
Hold setninger og paragrafer korte. Vær konsis. Pass på at setningene bærer frem din mening, uten tvetydighet.
Hold deg helst til ett tema/emne per melding, og sørg for at tittelen på meldingen er meningsfull og står i forhold til innholdet. Har du flere tema du ønsker å korrespondere, skill de helst i flere meldinger, medmindre de er tett knyttet.
Når du sender fra en organisatorisk adresse, eller hvis din signatur inneholder referanse til en organisasjon, husk at det du skriver kan bli oppfattet som det generelle eller offisielle standpunkt for organisasjonen.

Ved svaring på epost:

Ved svaring, vær tolerant overfor andres feil. Ved tvetydigheter, spør om avklaring.
Når tidligere korrespondanse siteres, aldri endre innhold i setninger eller paragrafer. Det er god praksis å fjerne irrellevant innhold i sitert tekst, men sørg for at slik fjerning ikke endrer annen parts mening.
Ikke siter fra annen kommunikasjon uten tydelig referanse til kilde.

Om epost formattering:

Unngå formattering som krever grafikk eller bilder, det beste formatet for epost er ren tekst. Det anbefales derfor å stille epost-programmet inn til ikke å bruke HTML formattering.
Bruk korte, helst frittstående, paragrafer, slik at det blir lettere å skyte inn svar på uttalelser eller spørsmål rett etter din paragraf ved sitering.
Linjebredden i opprinnelig epost bør være 72 tegn eller kortere, for å gi rom for sitering. Linjebredde skal generelt ikke overstige 80 tegn. Dette settes normalt i epost-programmets innstillinger.
Bruk mellomrom for å lage innrykk eller separasjon i teksten, da tabulator ikke vises likt i alle epostlesere.
Signatur i epost skal bestå av maksimalt fire linjer på maksimalt 80 tegn bredde. På linjen rett før signaturen skal signaturskille settes inn, dette er teksten "-- " på en separat linje (to bindestreker fra start av linje og ett mellomrom før linjeskift).
Unngå "uformell dobbeltsignatur". Hvis du allerede har en formell signatur, ikke skyt inn en "forkortet sig" bestående av kun navn eller initialer før denne.
Unngå topp-svar. Benytt innskutt eller etterfølgende svar. Outlook benytter som standard alltid topp-svar, i denne klienten vil det være en stor fordel å manuelt sette inn etterfølgende svar manuelt, da dette tvinger deg til å se igjennom korrespondansen, og fjerne innhold som ikke (lenger) er relevant.
- Svar i bunn av tekst, eller bruk innskutt svar.
- Hva kan man gjøre for å forbedre kommunikasjonen?
- Det gjør det vanskelig å følge kommunikasjon, og er helt i kontrast med hvordan man normalt sett leser tekst.
- Hvorfor er det dårlig praksis?
- Når man fører inn sin egen tekst over det man svarer på.
- Hva er topp-svar?
Fjern unødvendig tekst. Sørg for at nødvendig del av kommunikasjon beholdes, og at andres meninger ikke blir endret, og fjern alt som ikke er direkte nødvendig. Kommunikasjonen blir lettere å lese og sparer også ressurser.
Dersom en stor bolk sitert tekst kan oppsummeres i enkelt-setninger, gjør dette og fjern opprinnelig innhold. Marker endringen ved å skyte sammendraget inn i hake-klammer [ ].
Normalt er alt som er sitert mer enn tre nivåer/ganger unødvendig, eller tekst som kan oppsummeres på en eller to linjer.
Marker fjernet tekst med "cut-mark", oftest brukt er "[...]" eller "[cut]" skrevet på egen linje.
Vis hva du siterer. De beste siteringsmerker, er å skyte inn "> " ("større enn" fulgt av et mellomrom) først på hver linje av det du svarer på. De fleste epost programmer kan settes opp til å gjøre dette automatisk.

Ved bruk av attributtering, bruk den korteste variant mulig, og på rett plass. "At YYYY-MM-DD HH:MM Person Name Wrote:" er gjerne en god attributtering, og bør stå der den er relevant. Outlook setter automatisk inn en "Opprinnelig melding" blokk over det du svarer på. Fjern helst denne, og bytt den til en bedre attributtering. Eksempel på epost med sitert tekst:

    Date: Tue, 10 Mar 2004 18:47:13 +0100
    From: "John Doe" <jane@example.net>
    To: "Jane Roe" <mary@example.net>
    Subject: Re: A couple of questions

    On 2004-03-10 13:21, Jane Doe said:
    > On 2004-03-08 18:21, John Doe said:

    [Knock-knock jokes removed]

    > > How much wood would a woodchuck chuck if
    > > a woodchuck could chuck wood?
    >
    > None.  It would have better things to do.

    [...]

    > > And, most importantly... Who let the
    > > dogs out?
    > 
    > Nobody... they've been indoors all day, and
    > there's probably dog poop on your carpet
    > by now.

    A very good point, and you were absolutely right!

    -- 
    Regards,
    Dr. John Doe

Om vedlegg:

Pass på størrelsen. Epost egner seg ikke til overføring av store mengder data, og de fleste epostsystemer har begrensninger på meldingsstørrelse. Hold helst enkelt-vedlegg under størrelsen 250kB og total størrelse på melding under 2MB. Absolutt grense for total størrelse er 10MB dersom du må sende større vedlegg enn anbefalingen.
Benytt standardiserte formater på filer, unngå lukkede eller defacto formater. Ved å benytte åpne formater sikrer man at mottaker kan åpne, og ser det du sender i det formatet slik du mente at det skulle vises. Videre ligger det reguleringer på nasjonalt nivå på hvilke formater som er godkjent i offentlig korrespondanse. Gode formater er f.ex.:
- PDF for dokumenter hvor redigering ikke er nødvendig
- TXT for tekst-dokumenter hvor formattering ikke er bundet
- ODF for formatterte dokumenter som mottaker trenger å redigere
- EPS eller SVG of vektorgrafikk.
- PNG for rastergrafikk, denne gir god reperesentasjon og filstørrelse
- ZIP for sammenpakking av flere filer.
Formater å unngå:
- DOC, XLS, PPT. Medmindre du med 100% sikkerhet vet at alle fremtidige mottakere mottaker har behov for akkurat disse formatene, og er i stand til å åpne og jobbe med disse, skal man definitivt unngå disse.
- TIFF, BMP o.l. Ukomprimerte rasterformater har ingenting i epost-kommunikasjon å gjøre.
- AI, DWG o.l. er ikke standardiserte og forutsetter at mottakerr har kostbar spesialprogramvare. Se ellers kommentarer om DOC, XLS, PPT.
- DOCX, XSLX, OOXML er formater fra Microsoft Office 2007 og nyere, og er filformater som kun de aller færreste med sikkerhet kan åpne. På Norsk jord har staten besluttet at disse formatene ikke er godkjent til bruk i offentlig kommunikasjon.